Gestionar tu base de datos

Si es tu primera semana en Prolibu, este artículo es el mapa: cómo está organizada la información, con qué palabras la nombra la aplicación y dónde se hace cada cosa.

Tres palabras que conviene tener claras

Casi todo en Prolibu se explica con tres términos. Míralos en la pantalla de Contactos y ya no se olvidan:

• Objeto — el tipo de cosa. Contactos, Compañías, Negocios, Tareas y Tickets son objetos distintos, y cada uno tiene su propia tabla en el menú. En la ayuda también los verás llamados módulos.
• Registro — una entrada concreta de ese objeto: cada fila de la tabla. Un contacto llamado Ana es un registro del objeto Contactos.
• Propiedad — cada dato guardado en ese registro: su correo, su teléfono, la compañía a la que pertenece. En la tabla son las columnas; en la ficha, los campos del formulario.

Dicho de otra forma: el objeto es el molde, el registro es la ficha y las propiedades son lo que hay escrito en ella. Los objetos vienen con la aplicación; lo que puedes ampliar son sus propiedades, con campos personalizados. El glosario tiene el resto del vocabulario.

Dónde se hace cada tarea

Quiero…	Dónde se hace
Crear un registro	Más acciones → Crear [objeto] en la barra de la tabla — ver Crear un registro y Más acciones. Un negocio también se crea desde un contacto con Crear negocio con este contacto.
Cargar muchos registros desde un archivo	Más acciones → Importar, con la plantilla que descargas desde Descargar plantilla — ver Importar registros de un solo objeto o, para varios tipos a la vez, Importar registros para varios objetos.
Descargar lo que muestra la tabla	Más acciones → Exportar todo — ver Exportar tus registros.
Encontrar un registro	El buscador de la barra superior, o la paleta de comandos — ver Buscar registros en el CRM.
Reducir la tabla a lo que me interesa	Filtros, arriba a la derecha — ver Ver y filtrar registros y Determinar criterios de filtro. Para reutilizar una combinación, Vistas guardadas.
Elegir qué columnas veo	El engranaje al final de los encabezados — ver Personalizar las columnas de la página de índice.
Ver los registros por etapa	El selector Tabla → Pipelines — ver Vista de tablero para objetos con pipeline y Personalizar las tarjetas del tablero.
Juntar registros en conjuntos	Grupos, etiquetas, listas o filtros guardados — ver Cómo agrupar registros.
Editar un registro	Los tres puntos de su fila → Editar, o doble clic en la fila — ver Editar un valor de propiedad para un registro.
Editar varios a la vez	Marca las filas y selecciona Editar seleccionados — ver Editar registros de manera masiva.
Registrar notas, tareas, correos, llamadas o reuniones	Las pestañas de la ficha — ver Crear y asociar actividades en un registro.
Relacionar un registro con otro	Un campo de referencia, como Compañía en un contacto — ver Asociar registros.
Decidir quién ve un registro	Compartir registros con usuarios y equipos y Ver y gestionar el acceso de los usuarios a un registro.
Añadir un dato propio a un objeto	Editar formulario, desde los tres puntos de un formulario de creación o edición — ver Crear y gestionar campos personalizados.
Cambiar las etapas de un objeto	Sistema → Etapas. El cambio vale para todos los registros del objeto — ver Crear y personalizar etapas del ciclo de vida.
Puntuar los contactos	Sistema → Scorings — ver Crear un scoring y aplicarlo a los contactos.
Copiar un dato a los registros asociados	Desarrollo → Scripts — ver Crear propiedades de sincronización.
Armar una pantalla propia para un objeto	Desarrollo → Interfaces Personalizadas — ver Personalizar registros.
Hacer un informe	El módulo Reportes, que es independiente de la tabla.

Revisar los campos personalizados que ya existen

1. Ve a Desarrollo → Campos Personalizados. La tabla lista solo los objetos que ya tienen campos propios.
2. Mira la columna Activo: el interruptor encendido indica una configuración activa y el apagado, una inactiva.

Para cambiar un campo, vuelve al formulario del módulo: la opción Editar formulario solo la ven administradores y personas con permiso para crear campos. El paso a paso está en la guía de campos personalizados. Si necesitas copiar datos entre objetos o con otro sistema, se programa con JavaScript desde Desarrollo → Scripts — ver Sincronizar propiedades con Scripts.

Cambiar cómo se ve la ficha

Para agregar contenido propio a la ficha o a la tabla se usa el módulo Interfaces personalizadas:

1. Abre Interfaces personalizadas desde la paleta de comandos (Cmd+K o Ctrl+K, escribe el nombre) y pulsa el botón +.
2. En Tipo, elige uno de los cinco: Menú lateral, Columnas por defecto, Widget de campo, Acción de fila o Widget de celda.
3. Escribe el Nombre y completa lo que pida el tipo elegido: un modelo para las columnas, o código para los widgets y las acciones. El panel Instrucciones de la izquierda explica cada tipo con ejemplos.
4. Activa Activo y selecciona Crear.

El detalle está en Crear una interfaz personalizada.