Compartilhar registros com usuários e equipes

Escopo e exemplo

Este fluxo se aplica aos registros do CRM. As capturas usam Contatos como exemplo; os campos, as abas e as ações disponíveis podem variar conforme o objeto.

A regra padrão

Quem pode ver ou editar um registro sem que ele tenha sido compartilhado diretamente depende da função do usuário, não do registro em si — isso é definido para toda a conta e objeto por objeto, não registro por registro. A regra Proprietário ou atribuído já reconhece os colaboradores: limita o acesso aos documentos “criados pelo usuário, atribuídos a ele, onde ele figura como colaborador ou compartilhados com ele através da ação de compartilhar”.

Mecanismos diretos: Colaboradores e Permitir a todos

Além dessa regra padrão, para compartilhar um registro pontualmente você tem dois mecanismos diretos — pode usá-los separadamente ou combiná-los:

• Colaboradores (seção Principal): dá acesso a usuários específicos, um a um, sem mudar quem está em Atribuído a.
• Permitir a todos: uma seção recolhível (fechada por padrão, com o resumo “No · No”) que ao ser aberta mostra dois interruptores independentes, Ver e Editar, cada um com sua própria descrição (“Indica se todos podem ver/editar este documento”).

A diferença entre os dois é o alcance: Permitir a todos abre o registro para toda a conta de uma só vez; Colaboradores o abre só para quem você escolher, um a um. Se precisar compartilhar com um grupo específico de pessoas, Colaboradores é o caminho.

Adicionar e remover colaboradores

Para adicionar alguém, abra a seção Principal do registro, entre em Colaboradores, procure e selecione a pessoa, e salve — cada pessoa selecionada fica vinculada ao registro e poderá vê-lo ou trabalhar nele conforme suas próprias permissões. Para remover uma só pessoa, use o ícone de remover ao lado do nome dela e salve; os demais colaboradores permanecem. Para esvaziar o campo de uma vez, use o X no extremo direito do seletor (à direita do contador +N, se houver várias pessoas) e salve para confirmar — se você fechar o registro sem salvar, a alteração não é aplicada.

O acesso de um colaborador funciona igual ao da pessoa em Atribuído a: depende das próprias permissões dela para aquele registro, do tipo de conta e das restrições aplicadas. Adicionar alguém não amplia, por si só, as regras de segurança configuradas na conta. Para adicionar, editar ou remover colaboradores você precisa de permissão para editar o registro e o campo Colaboradores não pode estar protegido para sua função — se estiver protegido, o Prolibu descarta a alteração ao salvar.

Compartilhar vários registros de uma vez

Não é preciso repetir o processo registro por registro: selecione os registros na lista, clique em Editar selecionados e escolha o campo Colaboradores. Os usuários que você adicionar ali ficam aplicados a todos os registros marcados em uma única operação.

A edição em massa substitui, não soma

Assim como em qualquer outro campo de vários valores (veja Editar registros em massa), aplicar Colaboradores por Editar selecionados substitui a lista de colaboradores de cada registro marcado pela que você escolher — não soma à que já havia. Antes de aplicar, confira quais colaboradores cada registro selecionado já tinha: quem você não incluir no valor novo, você perde. Para retirar só uma pessoa sem mexer nas demais, faça isso manualmente em cada registro.

Antes de aplicar, revise com cuidado os registros selecionados e o valor do campo. Para uma carga por arquivo, consulte Importar registros de um único objeto e Preparar um modelo de importação.

Escopo e automação

O exemplo desta página é Contatos, mas nenhum dos dois mecanismos é exclusivo dele: o par Colaboradores + Permitir a todos reaparece nos formulários de outros objetos da conta —incluindo Negócios—, ao criar uma etiqueta ou um scoring, por exemplo, ainda que o detalhe de cada formulário possa mudar. Se você não conseguir modificar o campo Colaboradores em um registro específico, peça à pessoa administradora da sua conta para revisar seu acesso a esse registro.

Se você quiser automatizar a gestão de colaboradores —somá-los ou retirá-los quando uma condição for cumprida—, a via são os Scripts: eles podem consultar, adicionar, atualizar, substituir ou remover colaboradores como parte de um fluxo automatizado.

O Grupo de atribuição não compartilha sozinho

Em Contatos, a própria ficha descreve o campo Grupo de atribuição como o “grupo de usuários responsável por gerenciar a recepção deste contato”. É um campo de atribuição, não uma permissão — e aí está a pegadinha: parece que ele compartilha acesso, mas sozinho não faz nada.

Se esse grupo acaba dando acesso ou não depende de uma regra da função: Mesmo grupo (“os usuários do mesmo grupo de usuários podem acessar os registros”). Se a função não tiver essa regra ativada, preencher o Grupo de atribuição não compartilha absolutamente nada. Veja Atribuir acesso aos registros.

Essa regra olha exatamente para o Grupo de atribuição do contato: é o único vínculo entre um contato e um grupo de usuários. E quem pertence a cada grupo é definido no próprio grupo —em Controle de Acesso → Grupos de Usuários—, não na ficha de cada pessoa.

Confira o acesso antes de confiar dados sensíveis

O acesso que Mesmo grupo concede depende de como está configurada a função de cada pessoa, então o resultado muda de uma conta para outra. Antes de se apoiar no Grupo de atribuição para compartilhar informação sensível, verifique com uma segunda conta que quem deve entrar, entra —e quem não deve, não entra.