Entender a ferramenta de importação

Importações e exportações usam o modelo do módulo em que você está trabalhando. Vá à lista correspondente —por exemplo, Contatos, Empresas, Negócios ou Tarefas— e abra Mais ações: é o botão de três pontos no canto superior direito da tabela. Ali você pode Baixar modelo, Importar e exportar os registros selecionados. É a via padrão para cadastrar muitos registros de uma vez ou para atualizar em massa dados que já existem, sem precisar usar a API nem pedir nada ao suporte.

Enviar e revisar uma importação

Depois de escolher Importar, selecione o arquivo no seu computador. O Prolibu abre o painel Importar dados no canto inferior direito e confirma ali o resultado da carga — o que cada contador mostra e por quanto tempo fica na tela está em Ver e analisar importações anteriores.

Se uma linha falhar, o contador Erros reflete isso e aparece “Ver erros (N) →” — veja Revisar e solucionar erros de importação de registros para ler o registro de erros.

Cancelar não interrompe a importação

O botão Cancelar do painel (e sua caixa de confirmação) apenas retira o cartão da tela: o envio continua no servidor e termina de criar ou atualizar todos os registros mesmo assim, mesmo com arquivos grandes. Hoje não há como interromper uma importação já iniciada.

O painel não leva aos registros que criou

Os contadores dizem quantas linhas entraram e quantas falharam, mas não vão além disso: não há como ver quais registros uma carga específica criou, quantas associações ela gerou, baixar o arquivo original nem reutilizar uma importação anterior como modelo para a próxima.

O que um modelo contém

Cada arquivo se adapta ao objeto do qual foi baixado. O modelo de Negócios, por exemplo, inclui as abas README, datamap e Deal. As funções delas são:

• README: contém as instruções técnicas que acompanham o arquivo. Leia-a quando precisar entender o processo, mas não preencha registros nela.
• datamap: define a relação entre cada aba e o objeto do Prolibu que receberá os dados. É informação de configuração; não altere seus cabeçalhos nem valores.
• Aba do objeto —por exemplo, Deal—: é a aba que você deve preencher. Cada coluna representa uma propriedade importável desse objeto.

A aba do objeto reúne identificadores e referências, dados principais, relacionamentos e campos personalizados. Por isso as colunas diferem entre Contatos, Empresas, Negócios e outros módulos.

Não altere os cabeçalhos nem remova as abas auxiliares. Preencha somente as colunas necessárias e deixe as demais vazias. Uma linha representa um registro.

Preencher e enviar o arquivo

1. Baixe o modelo do módulo correto.
2. Encontre a aba do objeto e preencha os campos obrigatórios: cada objeto exige o seu — dealName em Negócios, companyName em Empresas, title em Tarefas. Se faltar, a linha é rejeitada com “Valor obrigatório inválido ‘<campo>’” no registro de erros.
3. Preencha relacionamentos e valores opcionais quando precisar: atribuído, colaboradores, etapa, etiquetas, prioridade e campos personalizados aparecem somente quando o objeto os aceita.
4. Salve o arquivo sem renomear as colunas.
5. Volte ao mesmo módulo, escolha Mais ações > Importar, selecione o arquivo e revise os dados antes de confirmar.

Onde cada passo continua

• Preparar o arquivo — Gerar arquivo de importação de exemplo e Formatar arquivos de importação.
• Enviá-lo — Importar registros de um único objeto, com o percurso completo e o modelo de Negócios coluna por coluna. Para carregar dois objetos num mesmo arquivo, Importar registros para vários objetos.
• Corrigir o que for necessário — Editar registros em massa e Substituir valores em massa.

Exportar registros

Exportar não usa modelo: você marca as linhas na lista, escolhe Exportar seleção e o arquivo baixa. O que entra nele e em que formato está em Exportar seus registros.

O que vale deixar claro é que um arquivo exportado não serve como modelo de importação: o modelo conserva a estrutura que a carga espera, e a exportação não.