Como agrupar registros

O Prolibu oferece quatro maneiras de juntar contatos, e elas se distinguem por duas perguntas: quem decide quem entra e quando isso é decidido.

Mecanismo	Quem decide quem entra	Quando é decidido
Listas de contatos	Você, contato a contato	Uma vez; fica fixo até você mudar
Grupos	Você, no campo Grupo da ficha	Uma vez; dá para aplicar em massa
Etiquetas	Você, marcando cada registro	Uma vez; dá para aplicar em massa
Filtros salvos	Uma condição que você escreve	Toda vez que você o abre

O que separa os filtros do resto

Os três primeiros guardam registros. O quarto guarda uma pergunta.

Uma lista com quinze contatos continuará com esses quinze amanhã, por mais que o negócio mude. Um filtro salvo do tipo etapa = Cliente devolve o que cumprir essa condição no momento em que você o abre: se hoje há vinte contatos nessa etapa e amanhã vinte e cinco, amanhã você verá vinte e cinco sem mexer em nada.

Daí sai a regra prática: se o grupo é definido por um critério que o Prolibu consegue avaliar sozinho, salve um filtro. Se é definido pelo seu próprio julgamento — os clientes que você atende, a seleção para uma campanha pontual —, use uma lista, um grupo ou uma etiqueta.

Escolher entre lista, grupo e etiqueta

Os três são manuais, mas não se usam da mesma forma:

• Etiquetas — várias por contato e visíveis na ficha e na tabela. Servem para classificar de forma transversal: VIP, Inadimplente, Feira 2026. É o mais rápido se você for marcar muitos registros, porque se aplicam em Editar selecionados.
• Grupo — um único valor por contato, pensado para dividir a carteira. Também se atribui em massa.
• Listas de contatos — um módulo próprio, com nome, descrição e responsáveis. Compensam quando o grupo em si é a unidade de trabalho e você quer vê-lo como uma entidade à parte, não como uma marca dentro de cada ficha.

O custo das listas está em enchê-las. Pela tabela de Contatos não há atalho: ou você os escolhe um a um dentro da lista, ou prepara um arquivo de importação com a coluna contacts separada por vírgulas. Veja Adicionar ou remover contatos de uma lista.

Afinar o critério de um filtro

Quando o caminho certo for um filtro, o painel de Filtros aceita condições simples e avançadas, combina-as com E ou OU e as salva com nome. Está explicado em Determinar critérios de filtro e em Criação e gestão de visualizações salvas.