Exportar seus registros

Exportar funciona igual em todos os módulos: a página de índice de qualquer objeto oferece Exportar tudo e Exportar seleção. O que muda entre um e outro é quanto baixam e quantas decisões pedem antes.

O que o Exportar tudo baixa

Em Mais ações, Exportar tudo baixa todos os registros do objeto, não os que a tabela está mostrando naquele momento.

Vale insistir porque o próprio menu anuncia o contrário (“Baixa o que a tabela mostra”), e essa descrição só se cumpre para Exportar seleção:

• Os filtros e a busca não reduzem a exportação. Mesmo que a tabela mostre um único contato, o arquivo chega com todos os registros do objeto.
• As colunas visíveis também não reduzem nada. O arquivo traz todos os campos do registro, incluindo os personalizados da sua conta, não importa quantas colunas você tenha à vista.

Exportar apenas alguns registros

Marcar as linhas é a forma de reduzir o download: marque as caixas que precisar e use Exportar seleção. A seleção se mantém ao mudar de página, então você pode reunir registros de várias páginas em um mesmo arquivo.

Tipo de conteúdo: Relatório ou Dados

Cada exportação pede duas decisões: o tipo de conteúdo e o formato do arquivo.

• Relatório — usa o nome visível dos registros em suas referências. Escolha quando precisar de um arquivo legível por uma pessoa.
• Dados — mantém referências com ID em vez de nomes. Escolha quando precisar preparar uma reimportação ou integrar a informação com outro sistema.

Formato: Excel ou JSON

Depois de escolher o tipo de conteúdo, você seleciona o formato:

• Excel — baixa uma planilha .xlsx.
• JSON — baixa dados estruturados .json.

As quatro combinações estão disponíveis tanto para Relatório quanto para Dados, mas só a partir de Exportar tudo: Exportar seleção leva direto a Excel ou JSON, sem o passo de Relatório ou Dados.

Se o que você precisa é um arquivo reduzido por condições em vez de linha a linha, use Relatórios personalizados, que de fato filtram o que incluem.