Propiedades de un evento de negocio

El formulario de un evento de negocio guarda lo que necesitas para ejecutar el evento y medir su retorno. Se abre con el botón + de Ventas y Marketing → Gestor de Eventos → Eventos de Negocio o, para editar uno, desde el menú de tres puntos de su fila → Editar. Aquí se explica cada campo, de arriba abajo. El paso a paso para crear uno está en Crear un evento de negocio.

Qué conviene completar primero

Empieza por el Nombre del evento, las fechas, la Moneda y el Presupuesto. Sin presupuesto, la ficha no puede decirte cuánto llevas consumido; sin moneda correcta, los gastos se anotan en otra.

Principal

• Asignado a: quién lleva el evento. Llega con tu usuario puesto.
• Colaboradores: otras personas con acceso.
• Etapa: Planificado, Confirmado, Completado o Cancelado. Si no eliges ninguna, el evento se crea en Planificado.
• Etiquetas: marcas para agrupar eventos.
• Nombre del evento: el único campo obligatorio.
• Descripción: texto libre.
• Asistentes: las personas de tu equipo que van. Según su texto de ayuda, se agregan solas como colaboradoras para que puedan abrir el evento.
• Formato: Presencial, Virtual o Híbrido.
• Tipo de evento: texto libre, por ejemplo conferencia o feria comercial. Si el evento viene de un prospecto, hereda el valor de ahí.

Fechas y recinto

Fecha de inicio y Finaliza en abren un calendario con atajos de hora (Mañana, Mediodía, Tarde, Fin del día, Ahora) y Hora exacta; se confirman con Listo. Recinto es el nombre del lugar donde se hace el evento, por ejemplo Corferias.

Dirección

Calle, Barrio, Ciudad, Estado, Código postal y País. País se elige de una lista con buscador; los otros cinco son texto libre. Sitio web guarda la página del evento, y el botón de su extremo derecho abre la dirección.

Moneda y presupuesto

1. Moneda: abre la lista (trae monedas de todo el mundo, con bandera y buscador) y elige en cuál llevas el evento. Si no eliges, queda COP (peso colombiano).
2. Presupuesto: escribe el gasto planeado o usa − y +. Según su texto de ayuda, es el gasto planeado contra el gasto real.

La lista y la ficha usan estos dos campos para mostrar el gasto como porcentaje del presupuesto, y el ROI en la misma moneda.

Campaña publicitaria, fuente y adjuntos

• Campaña publicitaria: es la campaña con la que se atribuyen contactos y negocios al evento. Según su texto de ayuda, los contactos y negocios de esa campaña pertenecen al evento. Déjala vacía al crear: Prolibu genera una con el mismo nombre del evento al guardar, y al abrir el evento ya está puesta. Cómo usarla está en Atribuir negocios y contactos a un evento.
• Fuente: texto libre para anotar el origen del registro.
• Adjuntos: contratos del stand, cotizaciones, programa del evento. Admite hasta 100 archivos: Cargar archivo, arrastrar, Pegar del portapapeles o Cloud Drive.
• Clave primaria: el código del evento. Dice Se genera al guardar y empieza por BEV-. Definir código permite escribir uno propio antes de guardar.

Nota

Al editar un evento, el formulario aparece a la derecha de la ficha, con las pestañas Vista previa, Notas y Tareas. A la izquierda está el resumen con el ROI, el gasto y el valor ganado (ver La ficha del evento de negocio). Los campos de ese resumen no se escriben: Prolibu los calcula.