Seguir y cerrar un contrato

Cuando el contrato está enviado, tu trabajo es saber quién falta, qué pasó con quien lo rechazó y guardar el documento final.

Saber en qué punto está

1. En la lista, mira la columna Estado y Evidencias del firmante.
2. Para ver el detalle, abre el contrato (tres puntos de la fila → Editar).
3. En la parte superior de la ficha, la barra de pasos marca el estado. Los pasos ya cumplidos tienen una marca verde.

Así se lee cada estado:

Estado	Qué significa
Listo	Guardado y con la solicitud enviada, pero todavía nadie firmó.
Pendiente	Firmó al menos una persona y faltan otras.
Firmado	Firmaron todas. Es el último paso de la barra.
Rechazado	Alguien rechazó el contrato. Reemplaza al último paso de la barra, en rojo.

En este contrato, el panel de firmantes (botón 1 de 2 firmaron) muestra que Test004 firmó y Test001 sigue pendiente.

Cuando el contrato llega a Pendiente, Firmado o Rechazado, el título del formulario cambia a Ver Contrato y solo queda el botón Cancelar: ya no se puede editar. En Pendiente sigue disponible Reenviar solicitud (Enviar y reenviar a firmar).

Leer un rechazo

1. Abre el contrato que aparece Rechazado.
2. Pulsa el botón N de M firmaron sobre el visor.
3. En la tarjeta de quien rechazó verás la etiqueta Rechazado, su correo y el Motivo del rechazo entre comillas. En la de quien firmó, la etiqueta Firmado y «Firmó el» con la fecha.

Un contrato rechazado queda cerrado: los enlaces de firma de todos los firmantes pasan a mostrar Página no encontrada. Para volver a intentarlo no se edita el contrato rechazado: crea uno nuevo a partir de una plantilla o del mismo documento. Mira Plantillas de contrato.

Descargar el contrato firmado

Cuando alguien ya firmó o rechazó, el contrato ofrece dos descargas:

• Descargar original: los PDF que se enviaron a firmar.
• Descargar firmado: los PDF ya firmados, con sus evidencias. Se descarga un archivo por cada PDF del contrato, con el nombre del contrato seguido de un código, por ejemplo DOC-CTR2 Firma en orden-6abec72c….pdf.

Las encuentras en los tres puntos de la fila, y en la ficha, en el menú de tres puntos de la cabecera. En un contrato Firmado, Descargar firmado es además el botón principal de la cabecera.

También puedes ver el documento firmado sin descargarlo: en la ficha, abre la pestaña Firmado, junto a Original.

Qué trae el PDF firmado

El PDF firmado tiene tres partes:

1. El documento, con la firma de cada persona dibujada en la caja que le ubicaste. Si un firmante no tenía caja, su firma no aparece aquí, solo en el informe. Mira Posicionar las firmas.
2. Informe de auditoría de firmas, con el detalle de cada paso.
3. Certificado de finalización de firmas, una página final que resume que todas las firmas se completaron.

El informe de auditoría

El Informe de auditoría de firmas contiene:

• El estado actual del documento.
• Una línea de tiempo con Documento creado, cada Firmado y cada Rechazado, con fecha y hora.
• Por cada firma, los datos técnicos: dirección IP, latitud y longitud, navegador, sistema operativo y dispositivo.
• La imagen de cada firma, tal como la dibujó, escribió o subió la persona.

El certificado de finalización

La última página, Certificado de finalización de firmas, muestra:

• El Hash original del documento SHA256, una huella que identifica el PDF original.
• La fecha y hora en que se completaron todas las firmas.
• El nombre del contrato.
• El Verificador de autenticidad, un enlace a la página de Prolibu que confirma el contrato, y el enlace para comprobar la integridad del archivo. Los dos se explican en Comprobar que un contrato firmado es auténtico.
• Un número de registro único del documento.

El informe tiene datos personales

La dirección IP y la ubicación identifican a quien firmó. Antes de compartir el PDF firmado fuera de tu organización, decide si quieres incluir esa página.

Comprobar que un contrato firmado es auténtico

Prolibu tiene una página pública, Autenticidad e Integridad, para que cualquiera, tenga cuenta o no, compruebe un contrato firmado. Tiene dos pestañas.

Autenticidad

1. Abre el PDF firmado y ve a la última página, Certificado de finalización de firmas.
2. Abre el enlace que aparece bajo Verificador de autenticidad.

Qué verás: Documento auténtico, el nombre del contrato, su código y su estado (Firmado). Debajo, Firmantes, con el nombre, el correo y la fecha y hora de cada firma, y la Huella SHA-256 del archivo, con un botón Copiar huella.

La página muestra nombres y correos

Cualquiera que tenga el enlace del verificador ve el nombre y el correo de cada firmante. Tenlo en cuenta antes de compartir el PDF firmado.

Integridad

Sirve para saber si un PDF que te enviaron es exactamente el que salió de Prolibu, sin cambios.

1. En la página Autenticidad e Integridad, pulsa la pestaña Integridad. También llegas con el segundo enlace del certificado.
2. En Sube el documento firmado, pulsa Cargar archivo o arrastra el PDF.
3. Pulsa Verificar documento.

Qué verás: si el archivo coincide, Documento íntegro, con el contrato, sus firmantes y la huella. Con Verificar otro pruebas otro archivo.

Si el archivo se modificó o nunca salió de Prolibu, aparece Este documento no coincide con ningún registro: «El archivo fue modificado o nunca fue emitido por Prolibu».

Eliminar un contrato

1. En la lista, pulsa los tres puntos de la fila y elige Eliminar. Para varios a la vez, márcalos y usa Eliminar seleccionados en la barra de abajo.
2. Prolibu pregunta ¿Eliminar este registro? («Esta acción no se puede deshacer»), o ¿Eliminar N registros? si son varios.
3. Pulsa Eliminar.

Qué verás: el contrato desaparece de la lista. Si eliminaste varios, van saliendo de uno en uno durante unos segundos. Descarga antes el original y el firmado: no hay forma de recuperar un contrato eliminado.