Propiedades de un prospecto de evento

El formulario de un prospecto junta todo lo que necesitas saber de un evento para decidir si vale la pena asistir. Se abre con el botón + de la lista de Ventas y Marketing → Gestor de Eventos → Prospectos de Eventos o, para editar uno, desde el menú de tres puntos de su fila → Editar. Aquí se explica cada campo, de arriba abajo. El paso a paso para crear uno está en Crear un prospecto de evento.

Qué conviene completar primero

Empieza por el Nombre del evento, las fechas y el Recinto. Después, el Precio y la Puntuación: son los que más ayudan a comparar un prospecto con otro. Lo demás puedes dejarlo para cuando avances.

Principal: quién lo lleva y cómo se llama

Esta sección aparece abierta arriba del formulario.

• Asignado a: la persona responsable de evaluar el evento. Llega con tu usuario puesto.
• Colaboradores: otras personas de tu equipo con acceso al prospecto.
• Etapa: en qué punto está la evaluación. Las opciones son En Revisión, Promovido y Descartado. Al elegir Promovido se crea el evento de negocio (ver Promover un prospecto a evento de negocio).
• Etiquetas: marcas para agrupar prospectos. Funcionan como en el resto de módulos.
• Nombre del evento: el único campo obligatorio.
• Descripción: texto libre. Aparece en letra pequeña debajo del nombre en la lista.
• Formato: Presencial, Virtual o Híbrido.

Para elegir el formato:

1. Abre el selector Formato.
2. Elige una de las tres opciones. La X del campo quita la elección.

Fechas y recinto

En Fechas eliges cuándo empieza (Fecha de inicio) y cuándo termina (Finaliza en).

1. Pulsa el campo de fecha. Se abre un calendario con la hora a la derecha.
2. Elige el día. Para la hora usa un atajo (Mañana, Mediodía, Tarde, Fin del día o Ahora) o escríbela en Hora exacta.
3. Pulsa Listo. El campo muestra la fecha elegida y, debajo, cuántos días faltan.

Recinto es el nombre del lugar donde se hace el evento, por ejemplo Corferias.

Dirección

Seis campos ubican el evento: Calle, Barrio, Ciudad, Estado, Código postal y País. País se elige de una lista con buscador; los otros cinco son texto libre, y Prolibu no comprueba que coincidan entre sí.

Sitio web, industrias y tipo de evento

• Sitio web: la página del evento. El botón del extremo derecho abre la dirección guardada.
• Industrias: los sectores a los que apunta el evento. Acepta varias etiquetas de texto libre: escribe una y pulsa Enter.
• Tipo de evento: texto libre, por ejemplo Feria comercial o Congreso. Se hereda al evento de negocio cuando promueves el prospecto.

Precio y puntuación

La sección Precio guarda tres números. Usa los botones − y + o escribe el valor:

• Entrada: lo que cuesta asistir.
• Tiquetes aéreos: lo que costarían los viajes del equipo.
• Puntuación: una nota de relevancia, pensada de 0 a 100. En la lista se ve como 80 / 100 con una barra que se llena.

Asistentes, fuente y código

• Asistentes: las personas de tu equipo que irían al evento. Según su texto de ayuda, se agregan solas como colaboradoras para que puedan abrir el prospecto.
• Fuente: texto libre para anotar de dónde salió el prospecto, por ejemplo Recomendación de un cliente.
• Clave primaria: el código del prospecto. Dice Se genera al guardar y empieza por EVP-. Definir código te deja escribir uno propio antes de guardar.

Nota

Al editar un prospecto que ya existe, Fechas, Dirección y Precio llegan plegadas, con un resumen de una línea (por ejemplo, el rango de fechas). Pulsa el título de la sección para desplegarla. La ficha trae además la pestaña Notas, donde dejas comentarios sobre el prospecto.

Siguiente paso

Cuando ya tengas claro que vas a ir, cambia la Etapa a Promovido: Promover un prospecto a evento de negocio.