Importar y exportar reuniones

Importar sirve para cargar de una vez las reuniones que ya tienes en una hoja de cálculo. Exportar sirve para sacarlas de Prolibu, ya sea para revisarlas o para corregirlas en Excel y reimportarlas. Las dos acciones están en Herramientas → Reuniones.

Para el procedimiento general, igual en todos los módulos, consulta Importar registros de un solo objeto y Exportar tus registros. Aquí verás lo propio de Reuniones.

Descargar la plantilla

1. En el menú lateral, abre Herramientas → Reuniones.
2. Pulsa el menú de tres puntos del extremo derecho de la barra (Más acciones) y elige Descargar plantilla. También está en la barra inferior cuando hay reuniones marcadas.
3. Se descarga un archivo de Excel llamado datamap.xlsx. Ábrelo.

El libro trae tres hojas:

• README explica cómo usar la plantilla. Está escrita en inglés.
• datamap le dice a Prolibu qué hoja importar. No la cambies.
• Meeting es la hoja donde pones tus reuniones. La fila 1 son los encabezados y no se renombra ni se borra.

Las columnas de la hoja Meeting son estas:

Columna	Qué escribir
title	El título de la reunión. Obligatorio.
dates.startAt y dates.endAt	Inicio y fin, por ejemplo 2026-10-10 10:00:00. Obligatorios.
attendance.mode	Virtual o In-person. Obligatorio.
attendance.videoLink y attendance.address	El enlace de video si es virtual, la dirección si es presencial.
assignee	El correo del usuario responsable. Obligatorio.
attendees	El correo del contacto asistente, que ya debe existir en Prolibu.
status	Scheduled, Completed o Cancelled.
cancelledReason	La razón, si la reunión está cancelada.
description, collaborators, tags, inviteParticipants	Los datos opcionales equivalentes a los campos del formulario.
meetingCode	El código de la reunión. Déjalo vacío para que Prolibu lo genere.
customFields.…	Una columna por cada campo personalizado de Reuniones que tenga tu cuenta.
_id	Vacío para crear una reunión nueva. Con el ID de una reunión existente, la fila la actualiza.
skip	Cualquier valor en esta columna excluye esa fila de la importación.

Las columnas refId, refUrl, provider, refNumber, origin.modelName, origin.docId y workspace también están en la hoja, pero normalmente no las necesitas. Para saber qué guarda cada campo, lee Propiedades de las reuniones.

Dos reglas del README te ahorran errores. Una celda vacía significa “no tocar este dato”. Y si quieres vaciar un dato que ya tiene valor al actualizar una reunión, escribe la palabra null en la celda.

Importar el archivo

1. Llena la hoja Meeting, una reunión por fila desde la fila 2. Guarda el archivo como .xlsx.
2. En Herramientas → Reuniones, abre Más acciones y pulsa Importar. Se abre el selector de archivos de tu equipo.
3. Elige el archivo. Prolibu abre el panel Importar datos, en la esquina inferior derecha, y primero muestra Subiendo con un 0 %. La importación sigue en segundo plano y puedes seguir trabajando.
4. Espera a que la tarjeta del archivo diga Completado. El panel resume el resultado con cuatro cifras: Activos, Total, Importados y Errores. Los colores de la leyenda (Procesando, En cola, Completado, Parcial y Cancelado) indican en qué estado está cada archivo.

Las reuniones importadas aparecen en la tabla del espacio de trabajo en el que estás. Si no ves las nuevas, pulsa el icono de actualizar de la barra de herramientas.

Actualizar reuniones que ya existen

Para cambiar muchas reuniones a la vez desde Excel, en lugar de crear otras, la fila lleva el ID de la reunión.

1. Exporta las reuniones que quieres cambiar con Exportar selección → Datos → Excel (más abajo está el paso a paso). La columna _id trae el ID de cada una.
2. Descarga la plantilla y, en la hoja Meeting, escribe una fila por reunión. En _id pega el ID y llena solo las columnas que quieras cambiar. No hace falta repetir título, fechas ni modo.
3. Una celda vacía deja el dato como está. Para vaciar un dato que ya tiene valor, escribe null en esa celda. Por ejemplo, null en attendance.videoLink borra el enlace de video.
4. Importa el archivo como siempre. Prolibu cuenta cada fila actualizada como importados en el panel y no crea reuniones nuevas.

Corregir las filas con error

Cuando una fila falla, Prolibu no detiene la importación. Carga las que están bien y deja las demás con su motivo.

1. En la tarjeta del archivo, pulsa Ver errores (con el número de errores entre paréntesis). Se abre el Registro de errores.
2. Lee cada línea. El número de la izquierda es la posición de la fila entre tus datos: 1 es la primera reunión de la hoja, o sea la fila 2 de Excel, y 2 es la siguiente.
3. Usa el cuadro Filtrar por fila o mensaje si hay muchos errores. El icono de descarga de la esquina baja el registro.
4. Corrige solo esas filas en tu Excel, borra o marca con skip las que ya se importaron, y vuelve a importar.

Estos son los dos errores más comunes y su arreglo:

• El valor de ‘attendance.mode’ debe ser uno de los siguientes valores: (In-person, Virtual) y recibió ‘Presencial’. Escribe In-person o Virtual tal cual.
• Valor requerido inválido ‘dates.endAt’. Falta la fecha de fin. Complétala con el mismo formato que la de inicio.

Precaución

Si vuelves a importar un archivo con filas que ya se cargaron y sin _id, Prolibu crea reuniones duplicadas. Antes de reimportar, deja en el Excel solo las filas que fallaron o márcalas con skip en las demás. Para modificar reuniones existentes, usa su _id, como se explica en la sección anterior.

Exportar reuniones

1. En la tabla, marca las reuniones que quieras sacar. Para exportar todas, usa Más acciones → Exportar todo. Exportar todo respeta lo que muestra la tabla: si tienes una búsqueda o un filtro activos, el archivo trae solo esas reuniones.
2. En la barra inferior, pulsa Exportar selección. Se abre un menú con dos opciones:
   • Reporte escribe los nombres visibles de las referencias (legible). Por ejemplo, el responsable sale como “ACME” y el asistente con su nombre, en lugar de su correo.
   • Datos escribe las referencias con ID (para reimportar).

3. Elige una de las dos y después el formato: Excel (hoja de cálculo, .xlsx) o JSON (datos estructurados, .json).

4. El archivo se descarga y Prolibu muestra el aviso 5 registros exportados, con el tamaño del archivo.

Las fechas del archivo salen con el mismo horario que ves en la tabla, y la exportación Datos identifica a los asistentes y al responsable por su correo. El archivo incluye además columnas de control, como quién creó la reunión y cuándo, y la lista de correos de los participantes.

Nota

El archivo exportado contiene los correos de las personas de la reunión. Trátalo como información de tu cuenta y no lo compartas fuera de tu equipo.