Enviar e gerenciar e-mails individuais

Um e-mail individual no Prolibu é um registro do objeto Emails: você o redige a partir da aba E-mails do registro de um contato, ele sai pela conta do Google ou da Microsoft que você conectou, e fica guardado com seu status, suas aberturas e seus erros.

Antes do primeiro: conecte sua caixa

O Prolibu não envia com um servidor próprio. Ele precisa de uma conta autorizada, e enquanto não houver uma a aba E-mails de qualquer registro mostra o aviso Conecte seu email (“Autorize Google ou Microsoft para enviar emails do Prolibu”) em vez do botão de redigir.

O aviso não é decorativo. Se você tentar criar o e-mail mesmo assim, o aplicativo recusa com «Erro ao salvar: Nenhum provedor de e-mail foi encontrado para enviar o e-mail» e não guarda nada — nem como rascunho. O detalhe da autorização está em Conectar seu e-mail e em Como editar o endereço padrão do qual enviar e-mails um para um.

Quais provedores aparecem depende da configuração da conta: na que usamos para documentar só o Google estava habilitado para enviar, então a Microsoft não aparecia como opção no registro, ainda que o Apps Hub a ofereça.

De onde se redige

Do registro do contato: abra-o, vá até a aba E-mails e escolha Escrever email. O campo Para chega preenchido com o e-mail do contato e a mensagem fica vinculada a esse registro.

O formulário pede Para, Cc, Cco, Assunto e Anexos, e o corpo se monta em duas abas: Texto (editor enriquecido de uma coluna) ou Blocos (editor de design em tela cheia, com seções, imagens, botões e vídeo). O interruptor Enviar imediatamente decide se sai ao criar. Os passos com capturas estão em E-mails e modelos.

Além de Para, Cc e Cco, cada e-mail guarda De, Nome do remetente e Responder a. Quem os preenche é o provedor conectado; o formulário não pede que você os escolha.

Personalizar com modelos e variáveis

Acima do editor, Carregar modelo de mensagem busca entre os modelos já salvos da conta e substitui o conteúdo pelo corpo do que você escolher. Os modelos vivem em Modelos de mensagem, e os de e-mail são os que têm o campo Modelo em Email.

Dentro do editor de um modelo, Inserir variável abre a árvore de campos que são substituídos no envio, agrupados por origem: Meu perfil, Contato, Campanha de e-mail, Protocolo de contato, Campanha de origem e Consentimento.

A mesma tela traz um painel Check Template que mede o rascunho antes do envio: palavras, tempo de leitura, comprimento do assunto, links, palavras spam e nível de personalização. E uma pré-visualização com três modos: Simulados (dados de exemplo), Registro real e Enviar teste.

Nota

Os rótulos da barra do editor ficam em inglês (Bold, Image, Quote…) mesmo com o aplicativo em português, e o seletor Modelo lista os nomes internos dos objetos (Contact, Deal, Email…) sem tradução.

Onde fica o que foi enviado

A aba E-mails do registro reúne as mensagens enviadas àquele contato, e é onde se consulta o que saiu.

Cada e-mail guarda seu próprio status — pendente, enviado ou falhou — e, quando algo dá errado, o texto do erro e o número de tentativas. É o que você deve olhar quando um contato garante que não recebeu nada.

O rastreamento fica guardado por mensagem (visualizações, última visualização, entregue, devolvido, marcado como spam e os cliques por link) e se acumula por contato: no seletor de colunas de Contatos estão E-mails enviados, Aberturas de e-mail, Cliques de e-mail e Respostas de e-mail. São números, não alertas: o Prolibu não avisa no momento em que alguém abre a mensagem.

Responder, encaminhar e a conversa

Cada e-mail guarda os identificadores da conversa (threadId, inReplyTo, references e o ID da mensagem), que é o que permite encadear uma conversa na caixa do provedor.

Cuidado

Não conseguimos comprovar ao vivo as ações de responder, responder a todos e encaminhar a partir do registro, porque a conta de documentação não tinha caixa conectada. O que está confirmado é que o modelo guarda os campos da conversa. Se você precisa do detalhe do envio já validado com uma conta conectada, está em E-mails e modelos.

Para enviar a mesma mensagem a várias pessoas não use e-mails individuais um a um: Campanhas de email reutiliza o mesmo editor e o mesmo seletor de modelos, e acrescenta audiência, sequência e agendamento.