Recibir y revisar las respuestas

Cada vez que alguien envía el formulario, Prolibu puede hacer tres cosas: guardar la respuesta, avisar a las personas que elijas y asignar el registro creado a alguien de tu equipo. Las tres se configuran en el panel Editar Formulario.

Para llegar: Herramientas → Formularios, tres puntos de la fila y Editar.

Guardar las respuestas

1. En el panel Editar Formulario, abre la sección Envíos de formularios.
2. Enciende Guardar envíos.
3. Pulsa Guardar.

A partir de ese momento, cada respuesta queda en la pestaña Respuestas del formulario. Con Guardar envíos apagado, la respuesta no se guarda, pero el formulario sigue creando los registros que tenga conectados (por ejemplo, el contacto).

Avisar a tu equipo de cada respuesta

1. En la misma sección, abre la lista Notificar al enviar.
2. Escribe en el buscador parte del nombre o del correo de la persona y márcala. Puedes elegir a varias.
3. Pulsa Guardar dentro de la lista y luego Guardar en el panel.

Repartir los registros con un grupo de asignación

Si el formulario crea registros (por ejemplo, un contacto por respuesta), puedes repartirlos entre tu equipo por turnos.

1. Crea antes el grupo de usuarios en Configuración → Control de Acceso → Grupos de Usuarios y enciende en él Habilitar balanceo de carga. Los pasos están en Crear y gestionar grupos de usuarios.
2. En el panel Editar Formulario, abre la lista Grupo de asignación, que está debajo de Agradecimiento.
3. Busca el grupo por su nombre y márcalo. Pulsa Guardar dentro de la lista.
4. Pulsa Guardar en el panel.

Con el balanceo de carga encendido, el grupo reparte los envíos por turnos (round-robin), como dice el texto de ayuda del campo. Cada registro nuevo queda asignado a una persona del grupo, que aparece en su campo Asignado a.

Si el grupo tiene el balanceo apagado, el registro se crea con el grupo en Grupo de asignación pero sin nadie en Asignado a, y todos los miembros reciben el aviso «Disponible para tomar». Cómo funciona ese reparto está en Cómo reparte el trabajo el balanceo de carga.

Para que el formulario cree registros, conecta sus campos con un módulo como explica Guardar las respuestas como registros.

Revisar las respuestas

1. En el panel Editar Formulario, pulsa la pestaña Respuestas, arriba.
2. Ves cuántas respuestas hay y una fila por respuesta, la más reciente arriba. Cada fila muestra:
   • la fecha y la hora del envío;
   • el origen, por ejemplo Web;
   • el estado, por ejemplo Procesado;
   • a la derecha, el módulo del registro creado, por ejemplo Contact.

3. Pulsa la flecha de la izquierda de una respuesta para abrirla. Verás:
   • cada pregunta del formulario con lo que respondió la persona (una raya si la dejó vacía);
   • Registros creados, con el resultado (Exitoso) y el enlace Abrir para ir a la ficha del registro;
   • la IP desde la que se envió.

Las respuestas que envías desde la pestaña Preview del editor no aparecen aquí: la vista previa no guarda nada.