Generar un archivo de importación de ejemplo

Antes de importar nada conviene bajar la plantilla: un Excel de ejemplo que ya trae las columnas que espera la importación de ese objeto (el tipo de registro con el que trabajas — Contactos, Compañías, Negocios…).

Descargar la plantilla

1. En el menú lateral, abre el objeto que vas a cargar: Directorio → Contactos, en este ejemplo.
2. Arriba a la derecha de la tabla, abre el menú de tres puntos (⋮), que es Más acciones.
3. Selecciona Descargar plantilla.

Se descarga un archivo datamap.xlsx. Úsalo como base para preparar tus datos y conserva los encabezados tal como vienen — ver el detalle de a qué corresponde cada columna en Formatear archivos de importación. Una vez completado, súbelo con Importar registros de un solo objeto.

Qué trae el archivo por dentro. El Excel tiene tres hojas; qué hace cada una está en la sección Qué hay en cada hoja. En Contactos solo necesitas completar la hoja Contact; si vas a cargar más de un objeto en el mismo archivo, ver Importar registros para varios objetos.

Cada tipo de registro tiene su propia plantilla

Prolibu genera la plantilla según el objeto desde el que pulsas Descargar plantilla: si la bajas desde Contactos, es una plantilla de contactos; si la bajas desde Compañías, una de compañías. Antes de descargar, abre la lista del tipo de registro que vas a cargar. El menú es el mismo en cada lista: Más acciones (⋮) → Descargar plantilla.

Estas son cuatro de las plantillas, con lo que cambia en cada una:

Descargas desde	Hoja de datos	Columnas propias del tipo (ejemplos)
Contactos	Contact	firstName, lastName, email, jobTitle
Compañías	Company	companyCode, companyName, primaryEmail, legalName
Negocios	Deal	dealCode, dealName, contact, closeDate
Tareas	Task	taskCode, title, description, dates.dueAt

Lo que cambia entre una plantilla y otra:

• La hoja de datos. Tiene el nombre del tipo de registro y sus propias columnas: firstName está en la plantilla de Contactos, pero no en la de Tareas, que en su lugar trae title. Usa los encabezados de la plantilla que corresponde a lo que vas a cargar.
• La hoja datamap. Su única fila ya viene rellenada con el tipo correcto (Contact, Company, Deal o Task). Según el README, esa fila le dice a la importación a qué tipo de registro corresponde cada hoja, así que no la modifiques.
• La hoja README. Repite la misma guía con el nombre del tipo de tu plantilla. Lo verás en la línea «This workbook is the import template for:» y en el encabezado «Filling in your data».
• El número de columnas. Cambia de un tipo a otro y de una cuenta a otra: las columnas que empiezan por customFields. son campos personalizados de tu cuenta.

Las cuatro plantillas coinciden en esto: skip es la primera columna, _id es la última, y refId, refUrl, assignee, stage, pipelineStages y workspace aparecen en todas.

Qué pasa si importas desde la lista de otro tipo

El tipo de registro lo marca el archivo, no la lista desde la que pulsas Importar. Con datos de prueba y la hoja datamap sin tocar, pasa esto:

• Una plantilla de Compañías subida desde la lista de Contactos creó una compañía. El panel Importar datos la mostró como «Compañías · Completado, 1 / 1 filas» y no apareció ningún contacto nuevo.
• Una plantilla de Contactos subida desde la lista de Compañías creó un contacto. El panel la mostró como «Contactos · Completado».

Por eso los registros aparecen en la lista de su propio tipo, no en la que tenías abierta al importar. Para verlos enseguida, importa desde la lista del tipo que estás cargando. Y si tras importar no ves lo que esperabas, mira en el panel Importar datos qué tipo aparece junto al nombre del archivo.

La hoja README: el manual va dentro del propio archivo

La primera hoja del Excel se llama README y es una guía de uso de la plantilla que acabas de descargar. No hace falta rellenar nada ahí: se lee y ya. Las reglas son las mismas en todos los tipos de registro y solo cambia el nombre del tipo. En la captura es Contact, porque la plantilla es de Contactos.

Nota

La hoja README está en inglés, aunque tengas la cuenta en español. Abajo tienes lo que dice, traducido y explicado.

Qué hay en cada hoja

Lo primero que aclara el README es para qué sirve cada una de las tres hojas:

• README: la guía. Es la hoja que estás leyendo.
• datamap: la hoja de control. Lleva una fila por cada hoja de datos, y ya viene rellenada. Sus columnas son sheetName (qué hoja tiene las filas a importar), objectType (a qué tipo de registro corresponden), from y to (si solo quieres importar un tramo de filas; 1 es la primera fila de datos, y dejándolas vacías entran todas) y skip (ponle TRUE para saltarte esa hoja entera).
• Una hoja de datos, con una columna por campo, que se llama como el tipo de registro: Contact en la plantilla de Contactos, Company en la de Compañías, Deal en la de Negocios, Task en la de Tareas. Sus columnas también cambian de un tipo a otro (ver arriba).

Si solo vas a importar contactos, no toques datamap: viene lista.

Cómo rellenar tus datos

Estas son las reglas que da el README para la hoja del objeto, la única en la que escribes tú:

1. La fila 1 son los encabezados. No los renombres ni los borres. Son el nombre real de cada campo, y es lo que la importación usa para saber en qué casilla va cada dato.
2. Escribe un registro por fila, empezando en la fila 2.
3. Una celda vacía significa “no toques este campo”. Si estás creando registros, ese campo se queda sin valor; si estás actualizando registros que ya existen, el valor que ya tenían se conserva.
4. Para vaciar un campo a propósito, escribe la palabra null. Es lo que la distingue de dejar la celda en blanco: en blanco no cambia nada, null sí borra lo que hubiera.
5. La columna skip, la primera de todas, descarta esa fila. Escribe TRUE y esa fila concreta no se importa. El README dice que vale cualquier valor, pero con otros textos (como x o 1) la fila sí se importa. Sirve para dejar filas preparadas sin cargarlas todavía.
6. La columna _id decide entre crear y actualizar. Vacía, se crea un registro nuevo. Con el id de un registro que ya existe, se actualiza ese en lugar de crear uno repetido.

Consejo

_id es la última columna de la hoja de datos en todas las plantillas, así que hay que irse hasta el final para verla. Si solo vas a dar de alta contactos nuevos, déjala en blanco y olvídate de ella.

Cómo subir el archivo

El README termina recordando el camino de vuelta:

1. Guarda el archivo como .xlsx.
2. Vuelve a la aplicación y abre el mismo menú desde el que descargaste la plantilla.
3. Elige Importar y selecciona el archivo.

La carga corre en segundo plano y el avance se ve en la propia aplicación — el paso a paso está en Importar registros de un solo objeto.

El bloque final, solo si programas

La última parte del README, titulada Advanced - import via API, es para desarrolladores: un comando curl que sube el archivo contra la API en vez de hacerlo desde la pantalla. Si no vas a programar contra Prolibu, sáltatela sin más.

Para quien sí la use, ahí hay un detalle que ahorra tiempo: no hace falta pasar ningún parámetro modelName, porque el archivo ya lleva la hoja datamap y de ahí sale qué hoja corresponde a qué tipo de registro.